Privacyverklaring selectie en recrutering
De privacyverklaring ADD 'selectie en rekrutering' treedt in werking op 01.07.2025.
Deel 1: Algemeen
Jouw privacy is belangrijk voor ons. Bij ADD NV (hierna ADD) behandelen wij je verzamelde en verwerkte persoonsgegevens dan ook veilig en vertrouwelijk.
In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we van jou verzamelen, op welke basis we ze verwerken en waarom we ze verwerken als sollicitant die deelneemt aan het selectie- en rekruteringsproces van ADD. Tot slot informeren wij je over de veiligheidsmaatregelen die wij nemen om je persoonsgegevens te beschermen.
Waar sprake is van "sollicitant", slaat de tekst zowel op kandidaten voor een stage als op kandidaten voor een vaste of tijdelijke betrekking.
1.1. Wat is de AVG?
De Europese instellingen willen de privacy van de burgers beter beschermen. Daarom hebben zij de "Algemene Verordening Gegevensbescherming” opgesteld (in het Engels General Data Protection Regulation (GDPR)).
Daarnaast is er de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens.
Voor meer informatie over de privacywetgeving in België, zie www.gegevensbeschermingsautoriteit.be, de website van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.
Wij raden je aan onze privacyverklaring voor kandidaten aandachtig te lezen, zodat je begrijpt voor welke doeleinden ADD NV jouw persoonsgegevens kan gebruiken. Deze privacyverklaring wordt regelmatig bijgewerkt om ze in overeenstemming te houden met de wetgeving en de veranderende bedrijfspraktijken.
Raadpleeg onze website regelmatig om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen in deze verklaring. Elke wijziging zal resulteren in een wijziging van de versiedatum privacyverklaring ADD selectie en rekrutering.
1.2. De verantwoordelijke voor de gegevensverwerking
Je gegevens worden verwerkt door ADD (in hoedanigheid van verantwoordelijke voor gegevensverwerking), met maatschappelijke zetel te Geldenaaksebaan 470, 3001 Heverlee, ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 0406.080.305.
Je kan ons contacteren:
via e-mail op personeel@add.be
per post naar ADD – HR, Geldenaaksebaan 470, 3001 Heverlee
Deel 2: Verwerkte persoonsgegevens
2.1. Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken wij?
ADD verzamelt jouw gegevens wanneer je solliciteert voor een stage/vacature op de volgende manier:
2.1.1. Wij verzamelen persoonsgegevens rechtstreeks van jou:
die je zelf hebt verstrekt via het formulier op de website van ADD (Vacatures | ADD Verzekeringen) alsook gedownloade documenten;
die ADD heeft ontvangen via persoonlijke contacten, telefoongesprekken met jou en/of e-mails van jou;
2.1.2. Wij ontvangen ook indirect persoonsgegevens van jou:
Wanneer wij bepaalde websites, platforms, enz. gebruiken waarop je jouw cv hebt geüpload en waartoe wij toegang hebben om een geschikte kandidaat voor vacatures te zoeken, ontvangen wij indirect jouw persoonsgegevens. Dit omvat persoonsgegevens:
die ADD heeft verkregen via jouw sollicitatie op LinkedIn: als je ervoor kiest om via jouw LinkedIn-profiel te solliciteren, worden de gegevens van jouw LinkedIn-profiel automatisch opgehaald voor verwerking in het kader van jouw sollicitatie. Door te solliciteren verklaar je uitdrukkelijk dat alle gegevens die je verstrekt correct en betrouwbaar zijn; alleen gegevens die je deelt op professionele sociale netwerken worden in dit kader verwerkt;
die ADD heeft ontvangen van externe selectie- en rekruteringsbureaus waarmee zij samenwerkt om geschikte kandidaten te vinden;
die ADD heeft verkregen van jouw vorige werkgevers en/of de opgegeven contactpersonen via referentiechecks. ADD behoudt zich het recht voor om de in het kader van de sollicitatie verkregen informatie aan te vullen.
ADD doet ook beroep op andere bronnen zoals World- Check, internetzoekmachine om zeker te zijn dat je als toekomstige medewerker niet gelinkt bent aan witwassen, fraude, terrorismefinanciering, spionage ed. om deze risico’s tijdig te detecteren, te voorkomen of te beperken en/of te melden aan de overheid. Het gaat hier om een check op professionele integriteit om te werken voor een financiële instelling. Dit helpt om het risico te beperken dat personen worden aangenomen die een bedreiging kunnen vormen voor ADD en meer algemeen KBC (waar ADD deel van uitmaakt) als financiële instelling , alsook de reputatie van ADD Dit omvat, maar is niet beperkt tot:
jouw curriculum vitae, je foto indien je beslist deze te verstrekken, je motivatiebrief;
identificatiegegevens zoals je naam en voorna(a)m(en);
persoonsgegevens zoals geboorteplaats, geboortedatum, geslacht, nationaliteit;
jouw eventuele werk- en/of verblijfsvergunning voor de Europese Economische Ruimte (EER)
contactgegevens, zoals woonplaats, adres, e-mailadres, telefoonnummer, gsm-nummer;
informatie over opleidingen: diploma's, gevolgde stages, specifieke opleidingen, bijscholing en cursussen
vaardigheden en competenties zoals rijbewijs, talenkennis, IT-vaardigheden, sociale vaardigheden
professionele ervaring bij vorige en huidige werkgever(s);
hobby's en lidmaatschappen (beroepsverenigingen, sportclubs, jeugdbewegingen enz.)
je persoonlijke resultaten van tests (d.w.z. het denkvaardigheidsrapport en het persoonlijkheidsprofielrapport, assessments en eventuele asynchrone video-interviews) in het kader van een vacature.
ADD verzamelt of verwerkt geen gevoelige informatie over sollicitanten, zoals gegevens betreffende ras, politieke opvattingen, godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, gezondheid, seksueel leven, verdenkingen, vervolgingen of strafrechtelijke of administratieve veroordelingen. Indien een specifieke situatie ons er ondanks alle inspanningen toe brengt gevoelige informatie over een sollicitant te verzamelen, zal dit gebeuren op basis van een geldige uitzondering (bv. gegevens die door de kandidaat zelf manifest openbaar zijn gemaakt, noodzakelijk voor de nakoming van arbeidsrechtelijke verplichtingen).
De bovenstaande lijst is niet exhaustief.
2.2. Cookies
Deze ADD vacaturepagina maakt gebruik van cookies.
Meer informatie over het gebruik van cookies vindt u in onze cookieverklaring.
Deel 3: Doeleinden en rechtsgrondslag voor de verwerking en opslag van uw persoonsgegevens
3.1. Waarvoor gebruiken wij je gegevens?
De persoonsgegevens die je als sollicitant aan ADD verstrekt en die tijdens deze en/of een volgende sollicitatieprocedure kunnen worden geregistreerd, worden verwerkt met het oog op selectie en rekrutering, in het bijzonder met het oog op het invullen van huidige en toekomstige vacatures/stages.
Je persoonsgegevens kunnen ook worden gebruikt om je te informeren over interessante vacatures bij ADD. De verwerking van jouw gegevens vindt plaats in het kader van een door u ingediende sollicitatie met het oog op het eventueel sluiten van een arbeids- of stageovereenkomst.
Je persoonsgegevens worden verwerkt om jouw kandidatuur voor een vacature/stage bij ADD te registreren, je geschiktheid voor de vacature/stage te beoordelen en na te gaan of je aan alle vereisten van de functie voldoet.
De grondslag voor de verwerking van dergelijke persoonsgegevens wanneer deze rechtstreeks worden verkregen, is het nemen van precontractuele maatregelen die noodzakelijk zijn voor het sluiten van een eventuele arbeids-/stageovereenkomst. In principe worden uw persoonsgegevens bewaard voor de duur van de selectieprocedure op basis van de precontractuele maatregelen die wij op uw verzoek moeten nemen.
Indien je, jouw CV upload via de knop op de website, indien je spontaan solliciteert of je wordt afgewezen bij je sollicitatie, maar we in jouw profiel potentieel zien voor een match met een andere vacature, wordt je toegevoegd aan onze interne database. De grondslag voor deze verwerking is ons gerechtvaardigd belang.
De grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens bij indirecte raadpleging van jouw persoonsgegevens op professionele sociale netwerken en/of andere internetzoekmachines om je professionele integriteit en betrouwbaarheid te bekijken is ons gerechtvaardigd belang.
De grondslag voor de verwerking van gegevens verkregen van jouw vorige en huidige werkgevers en/of de door je opgegeven contactpersonen te contacteren om een referentiecheck uit te voeren, is jouw toestemming. ADD kan zich enkel beroepen op een gerechtvaardigd belang indien de verwerking noodzakelijk is om dit gerechtvaardigd belang te verdedigen en de afweging is gemaakt tussen de belangen van de sollicitant en ADD.
Bij een positieve beoordeling en beslissing worden je gegevens gebruikt voor het opstellen van een arbeids- of stageovereenkomst, waarvoor aanvullende informatie nodig is. De rechtsgrondslag voor deze verwerking is de uitvoering van de overeenkomst.
De door ADD verzamelde en verwerkte gegevens van een sollicitant zijn proportioneel, relevant en strikt noodzakelijk voor de specifieke doeleinden waarvoor ze worden verzameld en verwerkt.
3.2. Bewaartermijn van de gegevens
ADD gebruikt je persoonsgegevens alleen voor een specifiek doel. Als dit doel verdwijnt, worden je gegevens gewist.
Om de efficiëntie en consistentie van het toekomstige selectie- en rekruteringsproces te garanderen, bewaart ADD jouw gegevens gedurende een periode van vijf jaar na de indiening van uw meest recente sollicitatieformulier. ADD voldoet aan deze verplichting door je persoonsgegevens na de bewaartermijn te verwijderen indien je niet wordt aangenomen. Informatie over professionele integriteit wordt 6 maanden bijgehouden.
Indien je enkel in onze database zit wordt al je persoonsgegevens na vijf jaar inactiviteit automatisch gewist.
Als de selectieprocedure leidt tot de ondertekening van een arbeidsovereenkomst, worden de gegevens die je tijdens de selectie- en rekruteringsprocedure hebt verstrekt, opgenomen in jouw personeelsdossier.
3.3. Juistheid van de gegevens
Als sollicitant begrijp je dat de gegevens die je verstrekt recent, nauwkeurig en volledig moeten zijn om het selectie- en rekruteringsproces niet te verstoren. Door te solliciteren verklaar je uitdrukkelijk dat alle door jou verstrekte gegevens juist en betrouwbaar zijn.
Deel 4: Doorgeven/raadplegen van je persoonsgegevens
4.1. Doorgifte van persoonsgegevens buiten de EER
ADD geeft er steeds de voorkeur aan dat de verwerking van persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte ("EER") gebeurt. Indien ADD echter samenwerkt met een derde partij, kunnen de persoonsgegevens terechtkomen in de landen waar de datacentra van die derde partij zich bevinden. In geval van doorgifte aan een andere verantwoordelijke voor de verwerking of verwerker in een land buiten de EER, zal ADD toezicht houden op de doorgifte en zullen de nodige maatregelen worden toegepast.
De wetgeving van sommige landen buiten de Europese Economische Ruimte (zoals de Verenigde Staten) biedt niet altijd hetzelfde niveau van gegevensbescherming als de wetgeving van de landen binnen de Europese Economische Ruimte. Indien deze landen in de ogen van de Europese Commissie geen voldoende beschermingsniveau bieden, kan ADD dit compenseren door bijvoorbeeld de nodige contractuele garanties te eisen van de verwerkers (bijvoorbeeld een overeenkomst gebaseerd op een door de Europese Commissie goedgekeurd model), te voorzien in controlemechanismen en te beslissen over technische en organisatorische maatregelen.
De doorgifte van persoonsgegevens naar landen buiten de EER of naar internationale organisaties is door ADD zorgvuldig overwogen. Deze overdracht vindt plaats in overeenstemming met de lijst van veilige landen van de Europese Commissie, maakt gebruik van redelijke en voldoende waarborgen of valt onder een specifieke afwijking van de GDPR.
4.2. Onderaannemers
ADD maakt gebruik van externe selectie- en rekruteringsbureaus (dienstverleners) waarmee zij in een rekruteringsproces samenwerkt om geschikte kandidaten te vinden. Deze dienstverleners voeren assessments, vooraf opgenomen interviews, live interviews en online tests uit. Je wordt vooraf geïnformeerd over het gebruik van deze diensten. Voorafgaand aan de overdracht van uw gegevens zal ADD ervoor zorgen dat alle verwerkers de nodige organisatorische en technische maatregelen nemen in overeenstemming met de AVG.
ADD heeft in dit verband samenwerkingsverbanden met Solvus (assessments).
ADD verkoopt geen persoonsgegevens van kandidaten aan derden.
Deel 5: Rechten van de kandidaat
Als jouw persoonsgegevens worden verwerkt, heb je een aantal rechten.
5.1. Je hebt het recht om jouw gegevens in te zien en rectificatie te vragen
Als sollicitant heb je recht op toegang tot jouw persoonsgegevens die worden verwerkt (overzichtsrapport) of onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten rectificeren in het kader van de selectie- en rekruteringsprocedure.
5.2. Je kan verzoeken om verwijdering van jouw gegevens
Als sollicitant kan je ook verzoeken om verwijdering van de verwerkte persoonsgegevens.
Als je ADD toestemming hebt gegeven om jouw gegevens te verwerken, kan je jouw toestemming te allen tijde intrekken.
5.3. Je kan je verzetten tegen een specifiek gebruik van jouw gegevens
Als je niet houdt van de manier waarop ADD bepaalde gegevens verwerkt in overeenstemming met haar gerechtvaardigde belangen, heb je het recht om bezwaar te maken.
Je hebt te allen tijde het recht om, op gronden die verband houden met jouw bijzondere situatie, bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens op basis van gerechtvaardigd belang die door de verwerkingsverantwoordelijke of door een derde worden nagestreefd, tenzij de belangen of de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkene die de bescherming van de persoonsgegevens vereisen, prevaleren. (bv.: opslag van je gegevens in onze database na de selectieprocedure)
Indien je bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking, zullen jouw persoonsgegevens niet langer voor deze doeleinden worden verwerkt.
5.4. Je kan verzoeken dat je gegevens aan een derde worden verstrekt
Dit geldt voor persoonsgegevens die je zelf aan ADD hebt verstrekt. Onder bepaalde voorwaarden kan je die laten overdragen aan jou of aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
5.5. Hoe kan je jouw rechten uitoefenen?
Je kandeze rechten uitoefenen door contact op te nemen met ADD via e-mail op personeel@add.be of per post bij HR – Geldenaaksebaan 470 , 3001 Heverlee of via personeel@add.be, jouw eerste aanspreekpunt in verband met privacy.
Als bovenstaand aanspreekpunt je geen bevredigend antwoord kan geven, kan je contact opnemen met de dienst privacy van ADD via privacy@add.be.
Indien je jouw rechten wenst uit te oefenen, dien je steeds zo nauwkeurig mogelijk te zijn, zodat ADD jouw verzoek doeltreffend en correct kan behandelen. ADD is verplicht je identiteit te controleren om te voorkomen dat iemand anders in jouw plaats je rechten uitoefent. Daarom kan er gevraagd worden om een kopie van je identiteitskaart (zonder foto) te bezorgen.
5.6. Wens je meer informatie?
Raadpleeg de website van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be ).
Daar kan je aanvullende informatie vinden, vragen stellen en/of een klacht indienen.
Contactgegevens:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
+32 (0)2 274 48 00 +32 (0)2 274 48 35
contact@apd-gba.be
Deel 6: Over gegevensbeveiliging en vertrouwelijkheid
ADD heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw gegevens als sollicitant te beschermen tegen ongeoorloofde of onwettige kennisname, wijziging, verlies, vernietiging of toevallige/opzettelijke beschadiging. Deze maatregelen houden rekening met de technische mogelijkheden, de aard, de omvang en de context van de gegevens en het doel van de verwerking en het aan de verwerking verbonden risico.
ADD ziet erop toe dat de regels voor de bescherming van persoonsgegevens binnen de ADD-entiteiten worden toegepast.
6.1. Organisatorische maatregelen
ADD neemt interne maatregelen om de vertrouwelijkheid van persoonsgegevens te waarborgen en om te voorkomen dat ze in handen vallen van/verwerkt worden door onbevoegden of per ongeluk gewijzigd of vernietigd worden.
De toegang tot jouw persoonsgegevens als sollicitant is beperkt tot die personen voor de uitoefening van de functie waarvoor ze relevant zijn. Deze personen mogen de gegevens alleen gebruiken indien dit noodzakelijk is voor het vervullen van hun opdracht in het kader van de selectie- en rekruteringsprocedure.
De personen die toegang hebben tot jouw gegevens zijn eveneens strikt gebonden aan het beroepsgeheim en zijn verplicht om alle technische voorschriften na te leven die tot doel hebben de vertrouwelijkheid van je persoonsgegevens te verzekeren, en de veiligheid van de systemen die ze bevatten.
6.2. Technische maatregelen
ADD neemt intern technische maatregelen om te voorkomen dat jouw persoonsgegevens in handen komen van en verwerkt worden door onbevoegden, of per ongeluk gewijzigd of vernietigd worden. De lokalen, de servers, het netwerk, de overdrachten en de gegevens zijn strikt beveiligd.
Bij een eventuele uitwisseling van gegevens zal ADD ervoor zorgen dat deze uitwisseling slechts plaatsvindt indien de ontvanger garandeert dat gelijkwaardige organisatorische en technische maatregelen zijn genomen.